Etude KDS sur les notes de frais

Pour les employés c'est souvent "Je t'aime, moi non plus"

• Des notes de frais gérées à la main dans 63% des entreprises mondiales
• Une gestion qui « nuit à l’autonomie voire à l’efficacité » des collaborateurs
  
• Seulement 20% de tricheurs mais 80% qui savent comment tricher
  
• Des solutions simples pourtant délaissées

Paris le 18 juin 2007 – KDS, leader européen des solutions logicielles de gestion des déplacements professionnels en ligne, annonce les résultats de son enquête internationale réalisée sur Internet en mai 2007 sur la gestion des notes de frais.

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Les résultats de cette enquête démontrent que la gestion des notes de frais est majoritairement considérée comme « une perte de temps nécessaire ».

Le problème des notes de frais est en réalité multiple et recouvre une grande diversité de situations. Pour y faire face, la majorité (63%) des entreprises se contentent d’une gestion manuelle (pas de solution en ligne ou système offline de type tableur). Malgré l’absence d’outils, les notes de frais ne sont pas sous-traitées et sont gérées en interne dans 83% des entreprises.

« L’étude KDS démontre que la gestion des notes de frais est un problème diffus, multiple et le plus souvent mal appréhendé par des entreprises qui en mesurent mal la portée, » a déclaré Stanislas Berteloot, directeur Marketing chez KDS. « Mal nécessaire, source de pertes de temps et d’argent, motif d’agacement et de tricherie potentielle, la note de frais est une épine plantée dans le pied des gestionnaires, et un problème plus souvent laissé pour compte alors qu’il pourrait être source d’économie et de productivité. »

En l’absence d’une solution pratique et de la définition concrète des éléments d’une politique de gestion des notes de frais, plus d’un tiers des répondants déclarent que « la politique de gestion de notes de frais de leur entreprise nuit à leur autonomie et parfois même à leur efficacité personnelle ».

Alors que la majorité des entreprises ne possèdent pas de solution de gestion des notes de frais, certaines meilleures pratiques de gestion sont cependant mises en œuvres :

• 57% des répondants déclarent disposer d’une carte de paiement « corporate » débitée soit sur leur compte personnel soit sur un compte de l’entreprise. Cet outil de paiement semble particulièrement prisé d’une part par les très grandes entreprises et d’autre part par les PME dont les dirigeants disposent de la carte de paiement de la société.
  
• La majorité des répondants (56%) déclarent remplir en moyenne une note de frais par mois ce qui est la fréquence généralement conseillée. Cependant, plus de 26% des répondants font 4 notes de frais ou plus par mois ce qui occasionne des traitements supplémentaires inutiles.
• Malgré une gestion essentiellement manuelle, les notes de frais semblent être remboursées assez rapidement. 79% des répondants disent être remboursés en moins d’un mois, voire en une semaine.

Tricher sur les notes de frais : pas vu pas pris

Près de 20% des répondants reconnaissent avoir déjà triché en remplissant leurs notes de frais. Mais si l’on compte 80% de répondants vertueux, 76% ont quand même une idée très précise des méthodes et « tuyaux » pour tricher.

Ces écarts semblent cependant rester très limités. Dans 70% des cas le « crime » est inférieur à 10 euros, un montant qui doit être rapproché des montants moyens non remboursés car non reportés sur une note de frais par manque de justificatif.

Les pays anglo-saxons voient dans les taxis un bon moyen de tricher sur les notes de frais. Les Français semblent privilégier les frais kilométriques et les restaurants.

Quelques motifs d’énervement

Remplir sa note de frais est une source de multiples agacements. Si les Français semblent particulièrement nombreux (29,6%) à être énervés d’avoir à chercher leurs justificatifs, les Allemands en bons partisans de l’Euro et excellents exportateurs, sont 23% à s’agacer d’avoir à jongler avec les taux de change.

Recommandations et meilleures pratiques

Spécialiste de la gestion et de la réduction des coûts de déplacement, KDS possède une expérience unique. Au-delà de l’utilisation de ses solutions intégrées, KDS conseille aux entreprises la mise en place de quelques règles et bonnes pratiques qui peuvent les aider à mieux gérer leurs dépenses de déplacement et leurs notes de frais.

• Doter les collaborateurs de cartes de paiement débitées sur leur compte personnel
  
• Fixer la périodicité des notes de frais à un mois
  
• Consolider et analyser les dépenses afin d’identifier des fournisseurs potentiels avec qui négocier des tarifs préférentiels (location de voitures, hôtels, avions …)
  
• Identifier les catégories de collaborateurs « à risque » en analysant les notes de frais susceptibles de contenir de faux justificatifs
  
• Eliminer le plus possible les flux « papiers » en facilitant la numérisation des justificatifs et les approbations par courriel
  
• Réduire le nombre de codes de dépenses pour éviter la confusion et optimiser les possibilités d’analyse
  
• Contrôler les notes de frais par échantillons prélevés au hasard

Pour accéder à l'étude détaillée, cliquez sur le lien suivant : http://www.kds.com/fr/etude-notes-de-frais-kds

A propos de KDS

Les solutions KDS à la demande pour la gestion des voyages d'affaires et des notes de frais offrent une intégration complète des fonctionnalités de gestion de voyages et de notes de frais. Elles répondent à des besoins essentiels des entreprises allant de l’élaboration et de l'application de la politique Voyages au traitement automatisé des notes de frais, en passant par la réservation des voyages en ligne. Chaque étape clé du processus peut être effectuée via les solutions KDS disponibles en mode ASP, améliorant les performances métier et générant des économies substantielles. KDS propose en outre les liaisons les plus complètes du marché avec les différents fournisseurs de voyage (aérien, location de véhicule, ferroviaire, hôtelier), assurant une tarification optimisée et une gestion des stocks en quasi-temps réel.