KDS Expense

KDS Corporate permet aux entreprises de déployer leurs propres stratégies de gestion des voyages et des notes de frais en leur donnant les moyens de maîtriser ce déploiement de bout en bout. La solution offre une cohérence inédite dans l’application des politiques d’entreprise, des options de recherche rapides et puissantes au sein du portefeuille de voyages et des fonctions de configuration personnalisée de la gestion des notes de frais qui simplifient le reporting et le paramétrage comptables. En interne, les entreprises s’assurent ainsi de la bonne utilisation de leur budget voyages et le cas échéant, peuvent configurer KDS Corporate afin d’optimiser leurs relations avec leurs fournisseurs.

En outre, la gestion unifiée des voyages et des notes de frais au sein d’un seul et même système leur permet de réduire leur coût total d’acquisition tout en maximisant le taux d’adoption de la solution.

Un exemple de notes de frais composée ici de 4 lignes de frais

Disponible en mode ASP, KDS Corporate fournit aux utilisateurs un niveau de service inégalé pour gérer leur budget voyages via Internet. La deuxième génération de la solution KDS Corporate repose sur la technologie Web 2.0 et sur une Architecture Orientée Services (SOA) qui permet aux entreprises de réagir plus rapidement et plus compétitivement aux évolutions de leur environnement de marché. Par ailleurs, la nouvelle architecture de KDS Corporate améliore la sécurité et la gestion de la mémoire et des exceptions. KDS offre à ses clients une expérience utilisateur similaire à celle des applications de bureau, leur donnant accès à un service qui est intuitif, rapide et fiable.

Le déploiement de KDS Corporate, solution à la demande en mode ASP, s’effectue également rapidement et facilement sans poser de problèmes d’intégration avec les systèmes clients existants. La gestion et l’hébergement du système par KDS offre en outre un environnement fiable et sécurisé, actualisé et disponible en permanence, qui permet à vos informaticiens de se concentrer sur leur cœur de mission.

Un nouvel environnement, de nouvelles opportunités

KDS comprend la tentation que ressentent certaines entreprises de ne pas remettre en cause leur mode traditionnel de gestion des dépenses et des notes de frais. Sans une forte motivation, le remplacement d’une fonction tellement centrale peut apparaître intimidant. Pour KDS cependant, le changement de modèle s’impose pour plusieurs raisons :

• Près de 50% des entreprises sont confrontées à des cas de fraude interne, dont près de 25% sont liés aux notes de frais
• KDS Corporate réduit de 80% les coûts de gestion des notes de frais, faisant passer le coût de traitement moyen de près de 100 euros pour le traitement manuel actuel à environ 15 euros
• Les exigences en matière comptable et financière liées à la règlementation Sarbanes-Oxley imposent une totale transparence de la gestion comptable, notamment en ce qui concerne la gestion des notes de frais et des engagements.

En eux-mêmes, ces éléments sont amplement suffisants pour justifier l’adoption d’une solution de gestion de notes de frais en ligne. Mais au-delà de ces facteurs de nature réactive, des améliorations de nature plus volontariste peuvent se révéler tout aussi déterminantes. De nombreuses entreprises en effet utilisent des dizaines de formulaires de notes de frais différents selon les services, ayant chacun leur propre processus de notification et de validation des notes de frais, ce qui donne au cycle de gestion des notes de frais un niveau de complexité globale qui le rend virtuellement impossible à suivre avec précision par les fonctions du siège.

KDS Corporate met de l’ordre dans cette complexité. Par sa fonction centralisée de contrôle des dépenses, la solution apporte en effet une meilleure visibilité, réduisant les erreurs de référencement des notes de frais et assurant une meilleure application des politiques budgétaires. Au lieu d’avoir à traiter des dossiers remplis des reçus, fax, relevés de cartes de crédits et notes de frais Excel des membres du personnel, les gestionnaires gèrent désormais un processus rationnalisé et homogène courant des sites, des entités et même des pays différents. Les entreprises ayant à traiter mensuellement de nombreuses notes de frais trouveront un avantage considérable dans l’adoption de KDS Corporate, réalisant un retour sur investissement généralement inférieur à deux ans.

La gestion unifiée des voyages et des notes de frais

Dans KDS Corporate, la facilité de gestion du processus de notification et de remboursement des notes de frais s’appuie notamment sur la compréhension détaillée de la source de la plupart des notes de frais, à savoir les déplacements professionnels. KDS Corporate permet d’accélérer les processus comptables en automatisant le rapprochement des postes de dépense. A titre d’exemple, la réservation d’un voyage dans KDS Corporate donne lieu à la production automatique d’une note de frais comportant déjà les lignes de poste appropriés, tels que le tarif des billets, les frais de location de véhicule, les nuitées d’hôtel – et des alertes sont notifiées au gestionnaire en cas de non correspondance des éléments.

Les cartes de crédit de société sont une autre zone d’amélioration. L’utilisation de cartes de crédit autorisées accélère le processus de gestion, les dépenses étant automatiquement renseignées au sein des notes de frais. Ces postes, ainsi que l’ensemble des reçus produits lors des déplacements professionnels, se voient affectés des codes barre qui permettent le rapprochement aisé des justificatifs et des notes de frais, réduisant les risques d’erreur humaine et rationalisant la chaîne de validation.

L’utilisation d’une seule et même application pour gérer les processus de gestion des voyages et des notes de frais signifie pour l’entreprise une réduction substantielle de son coût total d’acquisition. Par ailleurs, une solution unique pour gérer les deux processus permet une gestion plus rapide, plus facile et plus conviviale plutôt que d’essayer d’intégrer deux outils différents.

Les actions de formation et de communication se trouvent également simplifiées par la solution, améliorant le taux d’adoption au sein des utilisateurs, qui valorisent davantage une application qui leur permet de gérer l’intégralité de leurs processus liés aux voyages à partir d’une solution unique.

Avantages de KDS Corporate

KDS Corporate a été développé en prenant en compte à la fois les besoins des utilisateurs et les tendances émergeantes du marché. La solution, qui simplifie et fiabilise le processus de gestion des notes de frais, offrent des avantages clés pour l’entreprise utilisatrice, notamment :

Fonctionnalités avancées dans la gestion quotidienne

• Rapprochement automatisé des dépenses avec les postes de voyages
• Importation des dépenses de cartes de crédit
• Liaison intégrée avec le portefeuille hôtelier
• Remboursement sur les fiches de salaires et inter-entités
• Affectation multiple de codes projet
• Règles métier en temps réel pour l’application des politiques d’entreprise

Fonctionnalités de gestion multinationale

KDS sait que la gestion des dépenses devient plus complexe à mesure que les entreprises se mondialisent. KDS Corporate élimine un grand nombre de freins qui compliquent la gestion des notes de frais entre pays :

• Comparaison des prix entre régions par la gestion quotidienne et historique des taux de conversion des devises
• Reporting multi-devises, prenant en charge une devise de base normalisatrice et permettant aux fonctions du siège de recevoir et de traiter des notes de frais étrangères sans avoir à effectuer la conversion manuelle des devises
• Calculateur de kilométrage multi-pays permettant la vérification des décomptes fournis d’une région à l’autre (les barèmes kilométriques individuels variant selon les administrations nationales concernées, ou sont calculées selon des normes différentes, comme les chevaux-moteur en Belgique, etc.)

Pilotage de l’activité

Les fonctionnalités de reporting de KDS Corporate Travel & Expense permettent aux clients de KDS d’accéder aux différents niveaux de détail des données de dépenses dont les gestionnaires ont besoin pour optimiser leurs politiques et leurs contrats. Le maintien d’une trace d’audit complète et facilement identifiable est un facteur essentiel pour fonctionner efficacement dans un environnement réglementaire de plus en plus contraignant :

• Les fonctionnalités de reporting sont une composante clé de KDS Corporate. Une fonctionnalité de rédaction d’états et de rapports souple et intuitive est fournie sous la forme d’un module indépendant, qui s’intègre également avec des outils de Business Intelligence éprouvés du marché
• Le suivi de workflow et des validations multi-niveaux permettent d’identifier et d’éviter tout encombrement du processus de remboursement
• Une fonction d’aide à la récupération de la TVA aide les entreprises à gérer et à satisfaire à leurs obligations fiscales
• Les exigences découlant de la réglementation Sarbanes-Oxley sont gérées par le biais de fonctionnalités d’auto-contrôle applicables à la détection des fraudes, des doubles demandes de remboursement et la mise en place d’une piste d’audit complète