note de frais

KDS lance KDS express, la première solution logicielle SaaS de gestion complète des frais de déplacements à destination des PME

sberteloot — Mon, 15 Sep 2008 21:20:09 +0200

17/09/2008

Préconfigurée pour une mise en place en moins de quatre semaines, sans déploiement informatique, KDS express est une solution "pur internet" qui permet d’économiser jusqu’à 30% sur le traitement des notes de frais et les réservations de voyages

Paris, le 16 septembre 2008 – A l’occasion de la tenue du salon Red’Cost du 16 au 17 septembre à Paris Porte de Versailles, KDS, le leader européen des solutions logicielles de gestion des déplacements professionnels en ligne dévoile KDS express, sa toute nouvelle solution en ligne d'automatisation du traitement des notes de frais et de la gestion des déplacements professionnels à destination des PME-PMI.

KDS express est une solution hébergée, SaaS (Software-as-a-Service), accessible à partir d'un navigateur Internet. Préconfigurée pour répondre aux besoins spécifiques des PME-PMI, KDS express se déploie en moins de quatre semaines. Ne nécessitant aucune expertise informatique, les entreprises reçoivent de façon automatique et sans coût additionnel toutes les évolutions futures du produit.

Pour illustrer les avantages d'une solution SaaS frais et voyages KDS a réalisé une bande dessinée, disponible sur http://www.kds.com/fr/episode1

D’une utilisation extrêmement simple et intuitive, KDS express permet en quelques clics de bénéficier de toute la puissance fonctionnelle de la dernière génération des logiciels de KDS (voir description plus bas dans le communiqué).
« Le marché des PME-PMI est encore largement sous-équipé alors que nous constatons une forte demande. Il était donc important de sortir une offre adaptée qui bénéficie de notre expérience sur le marché des grands comptes. Les entreprises de toutes tailles vont pouvoir accéder à la puissance d'une solution unifiée voyage et notes de frais » explique Stéphane Donders, Directeur Général adjoint de KDS. « Alors que les entreprises ont beaucoup à gagner en automatisant leurs processus de gestion des frais de déplacements, l’étude que nous avons menée sur le sujet en juillet dernier montre qu'en France les notes de frais sont encore dans 61% des cas saisies dans un tableur ».

La mise en place d'une solution dédiée permet d'économiser jusqu'à 30% des dépenses liées au traitement des notes de frais, d'éliminer les saisies multiples et les erreurs, de réduire la perte de temps et les surcoûts, mais aussi d’apporter un meilleur contrôle.

Les avantages d'une solution unifiée pour la gestion des notes de frais et des voyages.

Lors de l'implémentation :

Le paramétrage et la mise en place de la solution notes de frais et voyages est gérée par un interlocuteur unique, ce qui est un gage de cohérence.
La formation des utilisateurs est simplifiée car elle repose sur une seule solution et donc une seule interface.
La solution unifiée notes de frais et voyages procure aux services financiers une visibilité totale et exhaustive de la chaîne d'achats voyages et frais, sur un poste de dépense généralement faiblement optimisé.

La solution logicielle est automatiquement mise à jour par KDS à intervalles réguliers.

KDS express permet de:

Réduire les dépenses par l'application standardisée de la politique de remboursement
Diminuer les pratiques non conformes grâce à des alertes
Supprimer les tâches manuelles en automatisant les traitements comptables
Contrôler plus efficacement et en temps réel les dépenses liées aux déplacements
Réduire le temps de saisie des notes de frais par les utilisateurs grâce à un moteur de réconciliation intelligent
Simplifier la réservation en ligne des voyages (avion, train, hôtel, voiture)

Forte d'une ergonomie conviviale facilitant la prise en main de l'application, l’interface de KDS express guide l'utilisateur de la réservation d'un déplacement à la saisie des notes de frais. Elle permet également au service comptable de valider les lignes de factures payées par l'entreprise, de façon à couvrir l'ensemble du processus.

Ses principales fonctionnalités sont :

La gestion des politiques de remboursement de frais et de voyages
La saisie hors ligne de notes de frais
La configuration des processus et imputations (comptables, analytiques...)
Une interface configurable
Le reporting consolidé et unique (frais et voyages)
La génération automatique des états de déclaration fiscale : TVS et DADS
Le moteur d’approbation des notes, factures et voyages
Les connexions avec les agences de voyages
Un moteur tarifaire puissant, permettant de comparer les diverses possibilités de déplacements, et de choisir la plus pertinente économiquement.
Des Import / Export de données: Intégration des données cartes affaires, cartes logées, factures fournisseurs, données ressources humaines, et export des lignes de frais et des lignes de facture vers le système comptable

La gestion des frais de déplacement en ligne

Avec KDS express, la politique frais et déplacements est facilement administrable : les règles de remboursement des frais sont intégrées et systématiquement appliquées, qu'il s'agisse de frais réels plafonnés, de forfaits, ou de barèmes. De même, les règles d'achats de déplacement permettent de guider les utilisateurs vers les fournisseurs préférés et de faire respecter les accords négociés.

Le logiciel est conçu pour intégrer les données provenant des fournisseurs (ex : Cartes logées...) et de cartes affaires. Grâce à cette fonctionnalité toute dépense effectuée avec une carte est tracée puis récupérée dans KDS express et peut pré-alimenter la note de frais afin d'éviter que l’utilisateur ait à la saisir.

KDS express permet également de gérer différents axes comptables et analytiques, de systématiser la gestion de la TVA déductible et de convertir automatiquement les devises étrangères.

Le moteur tarifaire de KDS express permet de rechercher les meilleures offres en fonction du paramétrage de la politique voyages et des accords négociés. Seules les offres disponibles sont affichées et différents filtres permettent à l'utilisateur de cibler rapidement l'option préférée.

KDS express est disponible immédiatement. KDS express peut également être interfacée facilement au portail des agences de voyages et des partenaires KDS.

Note : La bande dessinée KDS Express est disponible sur : http://www.kds.com/fr/episode1

http://www.kds.com/fr/episode1

Frais et Voyages : épisode 1 "La solution magique"

sberteloot — Mon, 15 Sep 2008 14:19:31 +0200

Description:

Frais et Voyages : épisode 1 "La solution magique"

Deuxième étude mondiale menée par KDS sur les notes de frais

sberteloot — Wed, 02 Jul 2008 12:51:19 +0200

02/07/2008

"Montre-moi tes notes de frais, je te dirai qui tu es"
Tendances : France – Grande-Bretagne – Etats-Unis

> Le tricheur type français est un commercial travaillant dans l'industrie informatique ou de conseil
> Seulement 13% de tricheurs mais 49 % des sondés savent comment tricher
> Des notes de frais considérées comme une corvée par 69% des sondés français
> Les collaborateurs perdent souvent de l’argent et ont parfois du mal à se faire rembourser rapidement
> Les frais de connexions internet et télécoms sont sujets à débat
> Les entreprises françaises passent à côté d'économies importantes

L'étude est disponible sur : http://www.kds.com/fr/etude-ndf

Paris le 2 juillet 2007 -- KDS, leader européen des solutions logicielles de gestion des déplacements professionnels en ligne, annonce les résultats de sa seconde enquête internationale réalisée sur Internet de mi-mai à mi-juin 2008 sur la gestion des notes de frais. L'enquête fait ressortir trois grandes tendances sur la gestion des frais de déplacement :

1. les entreprises françaises sont en retard par rapport aux américaines et anglaises;
2. la lourdeur des processus de soumission des notes de frais génère du mécontentement, de la perte de temps et de la frustration (soit tu les mets tous soit tu les enlèves tous);
3. les employés, lorsqu'ils trichent, le font surtout pour compenser les lacunes de leur système de saisie des notes de frais.

Une corvée
Les notes de frais sont avant tout une corvée et une perte de temps. Ils sont 69% à le dire en France, 56% aux Etats-Unis et 48% en Grande-Bretagne.

Une perte d'argent
Cette tâche est, pour certains collaborateurs, tellement ingrate qu'ils sont prêts à perdre de l'argent plutôt que de remplir leurs notes de frais. Ainsi, 25% des personnes ayant répondu à l'enquête affirment qu'il leur arrive souvent de ne pas demander le remboursement de certaines dépenses. C'est le cas exceptionnellement, pour 54% des personnes.

Les raisons évoquées, pour ne pas se faire rembourser certains frais, sont que les montants en question sont négligeables (31%) ou que les justificatifs ont été perdus (22%) ou encore que la raison de la dépense a été oubliée (20%). Le collaborateur perd ainsi entre 10 et 50€ dans 43% des cas.

Des processus énervants
Remplir une note de frais est par nature un acte contraignant. Il faut justifier la dépense, retrouver l'ensemble des justificatifs, convertir les devises étrangères lorsque le système ne le fait pas, parfois même scanner les justificatifs, les envoyer par email… Pour 13% des sondés la tâche la plus énervante reste le travail de conversion des devises et pour 12% la chasse aux justificatifs.

Des notes "gonflées"
Face à un processus encore faiblement automatisé, chronophage et souvent générateur de perte d'argent, un petit nombre de salariés avoue "surévaluer" parfois ses notes de frais.

Ils sont 13% à avouer avoir triché mais 49% déclare savoir le faire !

Si les français sont plus nombreux que les anglais à tricher les sommes sont plus faibles que celles des américains et des anglais qui avouent tricher sur des montants plus élevés.

Ils sont 17% en Grande Bretagne à avoir surévalué leurs notes de plus de 500€. Cette petite triche semble avant tout être un moyen de se dédommager face à un système complexe ou mal paramétré, à une perte de reçus ou encore à un surcoût bancaire imputé sur le compte du salarié.

Le portait robot du "tricheur" français fait apparaître un commercial travaillant le plus souvent dans l'industrie du transport ou de l'informatique.

De petites sommes
Les montants en jeu sont, dans la majorité des cas, inférieurs à 50€ et dans 27% des cas inférieurs à 10€.

Une nouveauté : les coûts Internet et Télécoms
Les coûts inhérents aux connexions Internet lors des déplacements, sont également sujets à débat. Certaines sociétés les prennent en charge complètement, d'autres partiellement ou même parfois pas du tout. Le collaborateur doit alors payer de ses propres deniers pour consulter ses courriels. En France 15% des voyageurs d'affaires se connectent à l'Internet à leurs propres frais. Seulement 53% des entreprises françaises prennent ces coûts complètement en charge contre 66% en Grande-Bretagne.

"Contrairement aux entreprises anglo-saxonnes, les sociétés françaises n'ont toujours pas pleinement pris conscience de l'impact des notes de frais sur leurs coûts de gestion et sur le bien-être de leurs salariés", explique Stanislas Berteloot directeur marketing de KDS.

"Les chiffres parlent d'eux-mêmes : les notes de frais sont dans l'ensemble traitées sur Excel. Ce fonctionnement interdit toute automatisation et alourdit considérablement la charge de travail de la comptabilité. Les salariés excédés par ces processus longs et contre-intuitifs perdent souvent leur temps pour se faire rembourser et également de l'argent".

Ainsi certains avouent gonfler parfois leurs notes de frais pour compenser les lacunes du système ou les règles de leur entreprise.

La problématique de gestion des notes de frais est intimement liée à celle des déplacements professionnels. Notes de frais et voyages ne font qu'un !
KDS recommande dans son étude l'usage de meilleures pratiques dont la mise en place d'une solution unifiée voyage et notes de frais permettant une saisie simplifiée et plus rapide des dépenses, un contrôle de la politique voyages, un suivi des dépenses et des encours, tout en garantissant une satisfaction maximale des utilisateurs.

L'étude est disponible sur : http://www.kds.com/fr/etude-ndf

Démographie
Ce sondage international a recueilli 361 réponses de personnes réparties dans 18 pays et majoritairement en France (41%), en Grande-Bretagne (20%) et aux Etats-Unis (14%).

En France 32% des sondés travaillent dans le département des Hauts-de-Seine (92), et 24% à Paris. L'enquête est représentative d'entreprises de toutes tailles, aussi bien d'organisations de plus de 5 000 personnes que de petites structures de moins de 100 personnes (29% pour chaque groupe). Ils sont 11% à travailler dans des entreprises d'Etudes et de Conseils, 11% dans la Banque ou l'Assurance et 9% dans le Transport, le Commerce et la Communication

Un blog où crier sa frustration
Le sujet des notes de frais est très émotionnel et déchaîne les passions. KDS a recueilli de nombreux commentaires, disponibles dans son étude.
Pour permettre à tous de partager expériences et frustrations sur le traitement des frais de voyages, KDS a créé un blog libre où de nombreux commentaires sont déjà postés.

http://ladouloureuse.blogspot.com/

http://www.kds.com/fr/etude-ndf

Trois raisons majeures pour intégrer la note de frais dans le systéme de réservation en ligne

vgalibert@kds.com — Mon, 14 May 2007 15:45:37 +0200

KDS lance la première enquête mondiale sur les notes de frais

mhanus — Tue, 17 Apr 2007 12:34:21 +0200

16/04/2007

Cette enquête, en ligne à partir du mardi 17 avril, vise à mettre en lumière les habitudes des employés, cadres et dirigeants à travers le monde face aux notes de frais et à analyser les processus de gestion des frais de déplacements des entreprises.

Paris, le 16 avril 2007. KDS, leader européen des solutions logicielles de gestion des déplacements professionnels en ligne annonce le lancement de la première enquête internationale à mettre l'accent sur le ressenti des employés par rapport aux processus liés au traitement des notes de frais.

Pour la plupart des salariés, remplir les notes de frais est une véritable corvée, peu plaisante mais nécessaire pour se faire rembourser. En cherchant à contrôler et à optimiser la gestion des notes de frais, beaucoup d'entreprises ont généré des processus lourds et contraignants. KDS, à travers son enquête cherche à répondre aux questions suivantes :

Les employés perdent-ils parfois de l'argent en faveur de l'entreprise ou, au contraire sont-ils prêts à "tricher" lorsqu'ils soumettent leurs notes de frais ?
Lorsqu'il leur arrive de tricher, quels sont les moyens de le faire ?
Quel est le montant moyen de leurs notes de frais et en combien de temps sont-ils remboursés ?
Quels sont, pour les employés, les processus les plus contraignants lorsqu'ils remplissent une note de frais ? "

"Savoir ce que les voyageurs et assistants pensent du traitement de leur notes de frais est essentiel pour permettre aux entreprises d'améliorer leurs processus," explique Matthieu Gufflet directeur du cabinet EPSA, expert en achats hors production. "Les notes de frais sont saisies par le voyageur ou son assistant avant d'être traitées par le validateur. Fluidifier et simplifier le traitement des notes de frais facilitera et accélérera le travail de traitement du validateur."

Cette étude est conduite de façon totalement anonyme. Elle a pour objet d’observer les différents modes de fonctionnement liés à la gestion des notes de frais au sein des entreprises de toute taille. Les résultats de cette enquête nous donneront un aperçu des meilleures pratiques en la matière partout dans le monde.

Après avoir répondu aux questions (durée estimée 3mn), la page de résultat s'affichera automatiquement pour permettre de se situer immédiatement par rapport aux autres sondés. L'enquête est accessible en ligne à l’adresse suivante : http://www.surveymonkey.com/s.asp?u=728163448659

A propos de KDS
Les solutions KDS à la demande pour la gestion des voyages d'affaires et des notes de frais offrent une intégration complète des fonctionnalités de gestion de voyages et de notes de frais. Elles répondent à des besoins essentiels des entreprises allant de l’élaboration et de l'application de la politique Voyages au traitement automatisé des notes de frais, en passant par la réservation des voyages en ligne. Chaque étape clé du processus peut être effectuée via les solutions KDS disponibles en mode ASP, améliorant les performances métier et générant des économies substantielles. KDS propose en outre les liaisons les plus complètes du marché avec les différents fournisseurs de voyage (aérien, location de véhicule, ferroviaire, hôtelier), assurant une tarification optimisée et une gestion des stocks en quasi-temps réel.

Aimez-vous remplir vos notes de frais ?

sberteloot — Mon, 16 Apr 2007 16:18:05 +0200

Description:

Participez à la première enquête mondiale sur les notes de frais.Cliquez ici pour en savoir plus.

PARTICIPEZ

Enquête : Aimez-vous remplir vos notes de frais?

Survey in English
Umfrage in Deutsch

Participez à la première enquête mondiale sur les notes de frais KDS

KDS, à travers son enquête cherche à répondre aux questions suivantes :

> Les employés perdent-ils parfois de l'argent en faveur de l'entreprise ou, au contraire sont-ils prêts à "tricher" pour ne pas en perdre lorsqu'ils soumettent leurs notes de frais ?
> Lorsqu'il leur arrive de tricher, quels sont les moyens de le faire ?
> Quel est le montant moyen de leurs notes de frais et en combien de temps sont-elles remboursées ?
> Quels sont, pour les employés, les processus les plus contraignants lorsqu'ils remplissent une note de frais ?

Pour participer, cliquez simplement sur le lien suivant afin d'accéder au questionnaire en ligne :http://www.surveymonkey.com/Report.asp?U=344865973864

Répondez en 3 min depuis votre PC

Cette étude est conduite de façon totalement anonyme.

PARTICIPEZ

Publication Date Auto:

1176733085

KDS Expense

kds — Wed, 10 Jan 2007 09:17:46 +0100

Teaser:

Description:

KDS Corporate permet aux entreprises de déployer leurs propres stratégies de gestion des voyages et des notes de frais en leur donnant les moyens de maîtriser ce déploiement de bout en bout. La solution offre une cohérence inédite dans l’application des politiques d’entreprise, des options de recherche rapides et puissantes au sein du portefeuille de voyages et des fonctions de configuration personnalisée de la gestion des notes de frais qui simplifient le reporting et le paramétrage comptables. En interne, les entreprises s’assurent ainsi de la bonne utilisation de leur budget voyages et le cas échéant, peuvent configurer KDS Corporate afin d’optimiser leurs relations avec leurs fournisseurs.

En outre, la gestion unifiée des voyages et des notes de frais au sein d’un seul et même système leur permet de réduire leur coût total d’acquisition tout en maximisant le taux d’adoption de la solution.

Un exemple de notes de frais composée ici de 4 lignes de frais

Disponible en mode ASP, KDS Corporate fournit aux utilisateurs un niveau de service inégalé pour gérer leur budget voyages via Internet. La deuxième génération de la solution KDS Corporate repose sur la technologie Web 2.0 et sur une Architecture Orientée Services (SOA) qui permet aux entreprises de réagir plus rapidement et plus compétitivement aux évolutions de leur environnement de marché. Par ailleurs, la nouvelle architecture de KDS Corporate améliore la sécurité et la gestion de la mémoire et des exceptions. KDS offre à ses clients une expérience utilisateur similaire à celle des applications de bureau, leur donnant accès à un service qui est intuitif, rapide et fiable.

Le déploiement de KDS Corporate, solution à la demande en mode ASP, s’effectue également rapidement et facilement sans poser de problèmes d’intégration avec les systèmes clients existants. La gestion et l’hébergement du système par KDS offre en outre un environnement fiable et sécurisé, actualisé et disponible en permanence, qui permet à vos informaticiens de se concentrer sur leur cœur de mission.

Un nouvel environnement, de nouvelles opportunités

KDS comprend la tentation que ressentent certaines entreprises de ne pas remettre en cause leur mode traditionnel de gestion des dépenses et des notes de frais. Sans une forte motivation, le remplacement d’une fonction tellement centrale peut apparaître intimidant. Pour KDS cependant, le changement de modèle s’impose pour plusieurs raisons :

Près de 50% des entreprises sont confrontées à des cas de fraude interne, dont près de 25% sont liés aux notes de frais
KDS Corporate réduit de 80% les coûts de gestion des notes de frais, faisant passer le coût de traitement moyen de près de 100 euros pour le traitement manuel actuel à environ 15 euros
Les exigences en matière comptable et financière liées à la règlementation Sarbanes-Oxley imposent une totale transparence de la gestion comptable, notamment en ce qui concerne la gestion des notes de frais et des engagements.

En eux-mêmes, ces éléments sont amplement suffisants pour justifier l’adoption d’une solution de gestion de notes de frais en ligne. Mais au-delà de ces facteurs de nature réactive, des améliorations de nature plus volontariste peuvent se révéler tout aussi déterminantes. De nombreuses entreprises en effet utilisent des dizaines de formulaires de notes de frais différents selon les services, ayant chacun leur propre processus de notification et de validation des notes de frais, ce qui donne au cycle de gestion des notes de frais un niveau de complexité globale qui le rend virtuellement impossible à suivre avec précision par les fonctions du siège.

KDS Corporate met de l’ordre dans cette complexité. Par sa fonction centralisée de contrôle des dépenses, la solution apporte en effet une meilleure visibilité, réduisant les erreurs de référencement des notes de frais et assurant une meilleure application des politiques budgétaires. Au lieu d’avoir à traiter des dossiers remplis des reçus, fax, relevés de cartes de crédits et notes de frais Excel des membres du personnel, les gestionnaires gèrent désormais un processus rationnalisé et homogène courant des sites, des entités et même des pays différents. Les entreprises ayant à traiter mensuellement de nombreuses notes de frais trouveront un avantage considérable dans l’adoption de KDS Corporate, réalisant un retour sur investissement généralement inférieur à deux ans.

La gestion unifiée des voyages et des notes de frais

Dans KDS Corporate, la facilité de gestion du processus de notification et de remboursement des notes de frais s’appuie notamment sur la compréhension détaillée de la source de la plupart des notes de frais, à savoir les déplacements professionnels. KDS Corporate permet d’accélérer les processus comptables en automatisant le rapprochement des postes de dépense. A titre d’exemple, la réservation d’un voyage dans KDS Corporate donne lieu à la production automatique d’une note de frais comportant déjà les lignes de poste appropriés, tels que le tarif des billets, les frais de location de véhicule, les nuitées d’hôtel – et des alertes sont notifiées au gestionnaire en cas de non correspondance des éléments.

Les cartes de crédit de société sont une autre zone d’amélioration. L’utilisation de cartes de crédit autorisées accélère le processus de gestion, les dépenses étant automatiquement renseignées au sein des notes de frais. Ces postes, ainsi que l’ensemble des reçus produits lors des déplacements professionnels, se voient affectés des codes barre qui permettent le rapprochement aisé des justificatifs et des notes de frais, réduisant les risques d’erreur humaine et rationalisant la chaîne de validation.

L’utilisation d’une seule et même application pour gérer les processus de gestion des voyages et des notes de frais signifie pour l’entreprise une réduction substantielle de son coût total d’acquisition. Par ailleurs, une solution unique pour gérer les deux processus permet une gestion plus rapide, plus facile et plus conviviale plutôt que d’essayer d’intégrer deux outils différents.

Les actions de formation et de communication se trouvent également simplifiées par la solution, améliorant le taux d’adoption au sein des utilisateurs, qui valorisent davantage une application qui leur permet de gérer l’intégralité de leurs processus liés aux voyages à partir d’une solution unique.

Avantages de KDS Corporate

KDS Corporate a été développé en prenant en compte à la fois les besoins des utilisateurs et les tendances émergeantes du marché. La solution, qui simplifie et fiabilise le processus de gestion des notes de frais, offrent des avantages clés pour l’entreprise utilisatrice, notamment :

Fonctionnalités avancées dans la gestion quotidienne

Rapprochement automatisé des dépenses avec les postes de voyages
Importation des dépenses de cartes de crédit
Liaison intégrée avec le portefeuille hôtelier
Remboursement sur les fiches de salaires et inter-entités
Affectation multiple de codes projet
Règles métier en temps réel pour l’application des politiques d’entreprise

Fonctionnalités de gestion multinationale

KDS sait que la gestion des dépenses devient plus complexe à mesure que les entreprises se mondialisent. KDS Corporate élimine un grand nombre de freins qui compliquent la gestion des notes de frais entre pays :

Comparaison des prix entre régions par la gestion quotidienne et historique des taux de conversion des devises
Reporting multi-devises, prenant en charge une devise de base normalisatrice et permettant aux fonctions du siège de recevoir et de traiter des notes de frais étrangères sans avoir à effectuer la conversion manuelle des devises
Calculateur de kilométrage multi-pays permettant la vérification des décomptes fournis d’une région à l’autre (les barèmes kilométriques individuels variant selon les administrations nationales concernées, ou sont calculées selon des normes différentes, comme les chevaux-moteur en Belgique, etc.)

Pilotage de l’activité

Les fonctionnalités de reporting de KDS Corporate Travel & Expense permettent aux clients de KDS d’accéder aux différents niveaux de détail des données de dépenses dont les gestionnaires ont besoin pour optimiser leurs politiques et leurs contrats. Le maintien d’une trace d’audit complète et facilement identifiable est un facteur essentiel pour fonctionner efficacement dans un environnement réglementaire de plus en plus contraignant :

Les fonctionnalités de reporting sont une composante clé de KDS Corporate. Une fonctionnalité de rédaction d’états et de rapports souple et intuitive est fournie sous la forme d’un module indépendant, qui s’intègre également avec des outils de Business Intelligence éprouvés du marché
Le suivi de workflow et des validations multi-niveaux permettent d’identifier et d’éviter tout encombrement du processus de remboursement
Une fonction d’aide à la récupération de la TVA aide les entreprises à gérer et à satisfaire à leurs obligations fiscales
Les exigences découlant de la réglementation Sarbanes-Oxley sont gérées par le biais de fonctionnalités d’auto-contrôle applicables à la détection des fraudes, des doubles demandes de remboursement et la mise en place d’une piste d’audit complète

Attached Documents:

KDS Travel & Expense

Etude notes de frais KDS

KDS Corporate

kds — Wed, 10 Jan 2007 09:09:03 +0100

Teaser:

KDS Corporate est une solution de gestion des voyages d’affaires « à la demande ». La solution est conçue pour fournir aux entreprises du monde entier la flexibilité, la fiabilité et le niveau de maîtrise dont elles ont besoin pour effectuer et suivre leurs réservations en ligne.

Description:

Les gestionnaires de voyages d’entreprise sont sous la pression permanente de devoir optimiser leur budget voyage tout en mettant à la disposition de leurs collaborateurs un outil de réservation fiable et efficace nécessitant peu de maintenance. Alors que ce poste de dépenses fait l’objet d’un suivi rigoureux et connaît de plus en plus de restrictions, les entreprises ont besoin de suivre étroitement leurs politiques internes de voyages pour pouvoir atteindre leurs objectifs.

KDS Corporate est une solution on demand de e-procurement pour le voyage d’affaires. La solution est conçue pour fournir aux entreprises internationales la flexibilité, la fiabilité et le niveau de maîtrise dont elles ont besoin pour effectuer et suivre leurs réservations. Les entreprises retirent un avantage immédiat de l’utilisation de la solution avancée de gestion de voyages d’affaires KDS Corporate.

Une référence sur le marché

Prenant acte des nombreuses évolutions qui ont remodelé le secteur du voyage ces 10 dernières années, KDS a conçu sa solution de gestion en ligne des déplacements professionnels et des notes de frais KDS Corporate pour répondre aux nouveaux besoins de ce marché. Solution de référence sur le marché l, KDS Corporate apporte de la valeur à plus de 5.000 entreprises dans 20 pays avec une technologie aujourd’hui éprouvée. L’éditeur affiche un taux moyen d’adoption de 67% chez les entreprises utilisatrices, un grand nombre d’entre elles en retirant des avantages tangibles dès le milieu de la phase de mise en œuvre.

Des entreprises mondiales de premier plan telles que Accenture, Airbus, Arcelor, BP, EADS, Henkel, ING, Shell, Unilever et d’autres exploitent la flexibilité de KDS Corporate dans la gestion de leurs déplacements professionnels.

Un outil au service de votre stratégie

Avec KDS Corporate, les entreprises disposent d’un outil puissant pour mettre en œuvre leur stratégie d’achats, y gagnant une maîtrise complète de leur système. La solution leur permet de mettre en application leur politique voyages de manière uniforme, leur offrant des fonctions de recherche rapides et puissantes sur la totalité des offres disponibles. Son haut niveau de personnalisation facilite le paramétrage des règles et le reporting. En interne, les entreprises ont ainsi la certitude que leur budget voyages est bien utilisé et le cas échéant, peuvent ajuster KDS Corporate afin d’optimiser leurs relations fournisseurs.

Conçu pour un environnement international, multilingue, la solution s’intègre facilement avec tous les GDS et avec un large éventail de partenaires contractualisés et de fournisseurs spécialisés partout dans le monde. La convivialité de la solution permet d’améliorer le niveau d’interaction entre les différents acteurs en s’appuyant sur des relations plus fiables et plus solides.

Réduire les coûts au maximum

De nombreuses grandes entreprises ont fait de KDS Corporate la pierre angulaire de leur stratégie de gestion des déplacements professionnels, contribuant au respect de la politique voyages, à l’optimisation des relations fournisseurs et à l’établissement de partenariats clés avec les agences de voyages. La raison en est toute simple : KDS Corporate permet de réduire au maximum le poste de dépenses voyages.

Des économies significatives

Unilever Pays-Bas estime à 1 million d’euros par an en moyenne les économies directement attribuables à la mise en oeuvre de la solution de réservation KDS ces 3 dernières années. Ce chiffre inclut une réduction de 15% du prix moyen par billet, malgré l’introduction (et la hausse constante) de surcharges pétrolières, de taxes de sécurité et d’aéroport.
Airbus a atteint un taux d’adoption de 80%. KDS Corporate a aidé Airbus à réorienter un pourcentage significatif de ses réservations vers les vols affrétés par l’entreprise. Airbus a également constaté une réduction substantielle du prix moyen par billet. La très grande majorité des déplacements professionnels réalisés au sein d’Airbus sont européens et l’avionneur estime économiser 50 euros par déplacement sur ces destinations.

La solution de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais en ligne de KDS met en œuvre des meilleures pratiques afin de permettre aux entreprises utilisatrices de maîtriser leurs coûts et d’atteindre leurs objectifs d’optimisation budgétaire. Elle propose un éventail d’offres sans équivalent sur le marché qui associe les compagnies aériennes traditionnelles, les compagnies « low cost » et les compagnies ferroviaires européennes, affichant l’ensemble des informations sur un même écran afin de pouvoir comparer efficacement ces données en un coup d’œil. Le puissant moteur de tarification de KDS présente également au voyageur les tarifs et les disponibilités des différentes options, lequel peut ainsi identifier l’itinéraire le plus court et le plus économique.

Un affichage multi-modal de disponibilités sur la route Paris-Nice

L’association du moteur de tarification le plus efficace du marché à une solution hautement personnalisable dotée de puissantes fonctionnalités de suivi et de contrôle permet de mettre en œuvre des techniques intelligentes de réduction des coûts, mais aussi et surtout d’accroître le taux d’adoption par les utilisateurs.

KDS Professional Services : un gage de succès pour vos projets

Bien entendu, la technologie n’est qu’une partie de la solution fournie : KDS Professional Services apporte son aide lors de la phase de déploiement de la solution KDS, collaborant directement avec les entreprises et leurs agences de voyages. Les équipes de KDS Professional Services sont ainsi centrées sur vos objectifs opérationnels dès les premières étapes de votre projet jusqu’à la phase finale d’implémentation, proposant une large gamme de prestations : conseil, gestion de projet, personnalisation, administration, mise en œuvre technique, services d’intégration, conduite du changement, déploiement et assistance technique.

Un vecteur de nouveaux comportements et de réduction des coûts

Si KDS Corporate a bien été conçu pour les grandes entreprises, il se focalise sur les besoins individuels des voyageurs. La réduction des coûts et le respect de la politique interne de l’entreprise sont naturellement des aspects essentiels, mais si l’utilisation du système pour réserver et gérer ses déplacements professionnels n’est pas pratique ou prend trop de temps, la probabilité est forte pour que les voyageurs recherchent des solutions alternatives en dehors de la politique établie. L’entreprise qui veut maximiser les avantages de sa solution de gestion des déplacements professionnels en ligne doit veiller à l’adoption interne de l’outil retenu.

C’est pourquoi KDS va plus loin que n’importe quel autre éditeur du marché pour offrir aux voyageurs un processus de réservation facile et transparent. KDS guide les voyageurs à chaque étape du processus, depuis la recherche des meilleures options et l’approbation d’une réservation jusqu’à l’envoi des notes de frais au retour du déplacement professionnel.

Gestion des notes de frais

Dans le détail

Une seule base de données, un seul profil, de multiples applications

L’utilisation d’une solution unifiée pour la gestion des voyages et des notes de frais permet aux entreprises de mettre en place une politique cohérente pour l’ensemble des processus de gestion des déplacements professionnels, des notes de frais et des approbations./Le module de gestion des notes de frais offre des fonctionnalités diverses :

Création automatisée de lignes de frais/Import automatique des données des cartes de crédit d’entreprise
Suivi des informations de voyages dans le module de gestion des notes de frais
Suivi et reporting sur l’ensemble du processus
Chemin d’audit complet à des fins de conformité

Pour les entreprises requérant des autorisations préalables au voyage, KDS offre un moteur de gestion de workflow unique en son genre qui accélère le processus d’approbation. Cette dernière peut porter sur les notes de frais et l’autorisation budgétaire, et inclure des délégations de signature si nécessaire afin de permettre l’organisation sans encombre des voyages importants.

Une intégration facile avec l’agence de voyages

KDS Corporate est fortement apprécié par les agences de voyages pour son interface conviviale et puissante qui contribue directement à la satisfaction de l’utilisateur. Mais les fonctionnalités de gestion applicative sont tout aussi importantes, et les agences apprécient également la solution KDS pour son intégration transparente avec leurs systèmes de back-office.

Profils : Synchronisation permanente entre l’agence de voyages et l’entreprise
PNR : KDS Corporate permet à l’utilisateur d’inclure des instructions à l’attention de l’agence de voyages directement dans les PNR (Passenger Name Record, la référence de la réservation),
Invités : l’organisateur de voyages peut créer rapidement un nouveau profil pour une personne extérieure à l’entreprise,
Gestion de la politique voyages : les politiques de voyages s’imposent naturellement à l’ensemble des systèmes de l’entreprise. Les gestionnaires de voyages peuvent désactiver ou réactiver cette politique de voyages en fonction des besoins. KDS Corporate permet également de modifier les règles d’une politique voyages pour une partie de l’entreprise seulement.
Personnalisation de l’interface : des champs spécifiques peuvent être créés et personnalisés, et les utilisateurs peuvent modifier la langue de l’interface et personnaliser leurs préférences.

Des services à valeur ajoutée pour les voyageurs

A la pointe de son marché, KDS offre des fonctionnalités centrées sur les voyageurs qui fournissent une vraie valeur ajoutée à l’utilisateur :

Visualisation du portefeuille d’offres : un portefeuille d’offres de voyages sans équivalent donne aux voyageurs le détail complet des horaires, tarifs et disponibilités des vols et des trains, avec intégration sur un même écran des données des compagnies aériennes (y compris « low cost ») et des informations ferroviaires.
Aide à la réservation : Grâce à la fonctionnalité « Lost Savings » (économies manquées), les gestionnaires de voyages peuvent influencer les comportements d’achat, mettant en lumière les écarts tarifaires avec les meilleurs tarifs négociés par l’entreprise, les billets remboursables les moins chers, les tarifs « low cost » et les options ferroviaires, entre autres options.
Prise en charge et dépose de véhicules : le voyageur peut prendre possession d’un véhicule de location ou le déposer directement à son bureau ou à une autre adresse.
Plan des places : Les voyageurs peuvent visualiser le siège proposé et savoir où sont placés leurs collègues avant d’effectuer leur réservation
Affichage des vols complets : l’interface peut afficher tous les vols, y compris les vols complets, évitant aux voyageurs d’appeler l’agence de voyages pour demander pourquoi leur vol habituel n’est pas affiché.
Préférences personnelles : la solution KDS mémorise les préférences des voyageurs, présentant par défaut les options de voyages préalablement sélectionnées (localisation des places, type de chambre d’hôtel ou modèle de véhicule).

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KDS Corporate FR

KDS Corporate fr res

Lancement réussi pour le portail voyage et notes de frais de KDS

mhanus — Fri, 06 Oct 2006 18:37:30 +0200

06/10/2006

Lors d'une conférence regroupant l'industrie internationale du voyage d’affaires à Paris, KDS a annoncé la disponibilité de KDS Corporate V6.0

Paris, le 06 octobre 2006 – Acheteurs et responsables voyages de groupes internationaux, gestionnaires d'agences de voyages, représentants de compagnies aériennes, de chaines hôtelières et de loueurs de voitures se sont réunis hier à Boulogne Billancourt pour la soirée de lancement de KDS Corporate V6 dans le cadre prestigieux du Karé Magik et du Hammam Les Cent Ciels.

Le Mystère Magellan

Ce lancement a été précédé d'une campagne de communication, mêlant le mystère à l'humour où une société, Magellan, vantait les mérites de son nouveau produit. Ce n'est que début septembre que l'industrie a découvert la véritable identité de la société se cachant derrière Magellan.

Un Rassemblement International

Plus de 230 professionnels du voyage d'affaires venant de 12 pays et représentant 113 sociétés ont assisté à la présentation du produit.

Lorsque le Théâtre rencontre la Technologie

Le comédien Michel Leroyer, sociétaire de la Comédie Française, a créé la surprise et l'étonnement en début de conférence en jouant un texte de Douglas Adam tiré du Guide du Routard Galactique.

Yves Weisselberger, PDG de KDS a dévoilé KDS Corporate V6 à ses invités en présentant la solution intégrée de gestion des déplacements professionnels comme une nouvelle génération de portail voyage & notes de frais.

MAGELLAN devient KDS CORPORATE V6

vgalibert@kds.com — Thu, 05 Oct 2006 15:57:11 +0200

05/10/2006

la nouvelle génération de solutions « on demand » pour la gestion des déplacements professionnels

Paris, le 05 octobre 2006 - KDS, leader européen des solutions logicielles de gestion des déplacements professionnels en ligne, lance aujourd’hui KDS Corporate V6.0, nom de code Magellan, première solution on demand pour la gestion du voyage d’affaires et des notes de frais.

Une solution tout en un

Alors que les solutions présentes sur le marché n’offrent que des réponses partielles et fragmentées consistant à interfacer des logiciels distincts, construits sur des plates-formes hétérogènes, KDS Corporate V6 constitue la première offre on demand, véritablement unifiée de bout en bout.

Avec KDS Corporate V6, les utilisateurs gèrent sans rupture la totalité de leurs besoins en matière de déplacements professionnels : planification, réservation, approbation du voyage, saisie, soumission des notes de frais, traitement comptable et paiement. Selon les cas, une requête ou une réservation peut être directement synchronisée avec l’agence de voyages. L’ensemble des données du déplacement ainsi que le circuit de validation sont automatiquement partagés tout le long de la chaîne de traitement du voyage. Cela inclut les préférences utilisateurs, la mise à jour du profil voyageur, les imputations comptables et le respect de la politique voyage de l’entreprise. Cette intégration transparente offre des fonctionnalités précédemment inenvisageables, comme regrouper toutes les dépenses par voyage en un seul clic.

En outre, KDS a développé un tout nouveau module de facturation centralisée permettant de rapprocher facilement les factures des agences de voyages avec les voyages réservés en ligne. Ceci rend leur traitement plus efficace et permet aux entreprises de s’assurer de la réalité des voyages effectués par les employés et de contrôler les factures avant leur règlement.

« KDS vient de franchir une étape décisive en mettant sur le marché une nouvelle génération de logiciel on demand dédiée à la gestion de bout en bout des déplacements. Reconnu comme un leader du marché des SBTs (réservations en ligne de voyages d’affaires), KDS Corporate se transforme en solution complète.», explique Yves Weisselberger, PDG de KDS. « Nous offrons enfin aux entreprises ce qu’elles attendent : non pas de simples logiciels d’automatisation de transactions, mais d’authentiques solutions de gestion intégrée ; tous les services, tout le contenu, toutes les données au même endroit. Nous avons également développé la nouvelle version de KDS Corporate en nous basant sur les technologies les plus avancées du marché ».

Une interface utilisateur complète et conviviale

Pour les utilisateurs, KDS a mis en place des modifications et des améliorations afin d’offrir une nouvelle interface utilisateur plus ergonomique. Inspirée des fonctionnalités existantes sur les sites Internet grand public, KDS Corporate V6 propose désormais une nouvelle ergonomie à travers l'ensemble de ses modules voyage et note de frais, notamment l’avion, le train, l’hôtel et la location de véhicules. Les différentes fonctions de recherches ont, elles aussi, été améliorées. Une matrice synthétique donne désormais une vision immédiate des tarifs disponibles (en fonction des critères définis par l’utilisateur, y compris les alternatives low costs).

Un moteur tarifaire plus puissant

Par ailleurs, de nouveaux types de tarifs sont désormais gérés, tels que les tarifs « aller simple », la réservation classes mixtes et le retour ouvert : des possibilités depuis longtemps réclamées par les voyageurs réguliers et les acheteurs de voyages.

Une offre de sources voyage enrichie

Le contenu s’est enrichi d’un grand nombre de nouveaux liens Internet directs vers des compagnies aériennes à bas coût telles que : Air Berlin, Air Canada, BMI Baby, Flybe, Jet2, Sky Europe, ou vers des sites hôteliers tels que BSI, Gulliver, Expotel… renforçant le leadership de KDS sur le marché, en tant que solution offrant aujourd’hui le plus grand nombre de sources voyage.

Un module offline et un tableau de bord pour les assistants

Un module offline destiné à l’échange de demandes et de propositions avec les agences de voyages a été intégré à la version 6 de KDS Corporate.
Un nouveau tableau de bord permet aux assistants de visualiser en un coup d’œil le calendrier de tous les voyages, de les trier par voyageur et de copier, supprimer ou créer des modèles selon les besoins.

Une intégration Outlook

En outre et ce grâce au soutien de Microsoft France et du programme IDEES, (Initiative for the Economic Development of Software Publishers and Start-ups) les voyages seront désormais synchronisés entre KDS Corporate et Microsoft Outlook.

La gestion des notes de frais

Le module de gestion des frais de KDS Corporate V6 a été étendu et comprend aujourd’hui :

Un moteur de TVA totalement flexible,
Une nouvelle fonction d’audit afin d’aider les entreprises à rester en conformité avec la loi Sarbannes-Oxley,
Un module de gestion des avances en espèces,
Une nouvelle interface permettant aux utilisateurs d’accéder à leurs dépenses les plus fréquentes en un seul clic,
Une interface entièrement configurable avec tous les progiciels comptables et systèmes ERP,
Des fonctionnalités avancées, telles que la gestion des justificatifs scannés et des données administratives.

Enfin, KDS Corporate V6 offre un module avancé baptisé « Business Intelligence Suite » donnant aux décideurs une vision immédiate, synthétique ou détaillée, de toutes les informations liées à la gestion des déplacements professionnels et des notes de frais de leur entreprise.

KDS Corporate V6 sera disponible sur tous les marchés à compter de la mi-novembre. Développée sur la plate-forme .Net de Microsoft, KDS Corporate V6 a été certifiée par le Microsoft Technology Center.

note de frais

KDS lance KDS express, la première solution logicielle SaaS de gestion complète des frais de déplacements à destination des PME

Les avantages d'une solution unifiée pour la gestion des notes de frais et des voyages.

Lors de l'implémentation :

KDS express permet de:

Ses principales fonctionnalités sont :

La gestion des frais de déplacement en ligne

Frais et Voyages : épisode 1 "La solution magique"

Deuxième étude mondiale menée par KDS sur les notes de frais

"Montre-moi tes notes de frais, je te dirai qui tu es" Tendances : France – Grande-Bretagne – Etats-Unis

Trois raisons majeures pour intégrer la note de frais dans le systéme de réservation en ligne

KDS lance la première enquête mondiale sur les notes de frais

Aimez-vous remplir vos notes de frais ?

KDS Expense

Un exemple de notes de frais composée ici de 4 lignes de frais

Un nouvel environnement, de nouvelles opportunités

La gestion unifiée des voyages et des notes de frais

Avantages de KDS Corporate

Fonctionnalités avancées dans la gestion quotidienne

Fonctionnalités de gestion multinationale

Pilotage de l’activité

KDS Corporate

Une référence sur le marché

Un outil au service de votre stratégie

Réduire les coûts au maximum

Des économies significatives

Un affichage multi-modal de disponibilités sur la route Paris-Nice

KDS Professional Services : un gage de succès pour vos projets

Un vecteur de nouveaux comportements et de réduction des coûts

Gestion des notes de frais

Une seule base de données, un seul profil, de multiples applications

Une intégration facile avec l’agence de voyages

Des services à valeur ajoutée pour les voyageurs

Lancement réussi pour le portail voyage et notes de frais de KDS

Le Mystère Magellan

Un Rassemblement International

Lorsque le Théâtre rencontre la Technologie

MAGELLAN devient KDS CORPORATE V6

Une solution tout en un

Une interface utilisateur complète et conviviale

Un moteur tarifaire plus puissant

Une offre de sources voyage enrichie

Un module offline et un tableau de bord pour les assistants

Une intégration Outlook

La gestion des notes de frais

"Montre-moi tes notes de frais, je te dirai qui tu es"
Tendances : France – Grande-Bretagne – Etats-Unis