VEOLIA choisit KDS pour gérer en ligne ses déplacements professionnels

Le budget des déplacements professionnels de VEOLIA en France (siège du groupe) est un poste de dépenses qui représente 30 à 35 millions d’Euros. L’objectif, avec la mise en place d’une telle solution, est de gérer en ligne 75% de ce budget à fin 2006.

VEOLIA, n°1 français de l’environnement (ex Vivendi Environnement) est un groupe représenté par 250 000 personnes à travers le monde, réparti en 4 Divisions que sont la Propreté, l’Energie, l’Eau et le Transport. Le groupe VEOLIA est le leader mondial des services à l'environnement, il a réalisé un Chiffre d'Affaires de 24.7 milliards d'Euros en 2004 et a atteint un bénéfice net de 13.5% cette même année.

« Le SBT est l’outil de demain, notamment grâce à la fin annoncée des commissions, la ré-organisation des postes de dépenses voyages est inévitable. Le secret pour maîtriser ce poste de dépenses est de négocier, consolider et piloter ».

Abdelaziz Bougja, chargé de mission VEOLIA.

Le projet d’uniformisation et de rationalisation des dépenses voyages

Le groupe VEOLIA a connu ces dernières années des mutations importantes. C’est dans ce contexte que le projet Odyssée est né, permettant de rationaliser les dépenses liées au budget voyage du groupe, autour d’une solution d’achats de voyages en ligne, ou SBT (Self Booking Tool). En effet, les dirigeants de VEOLIA ont pris conscience des enjeux et de l’importance des gains potentiels liés à la réduction des coûts des déplacements professionnels. Pour illustrer cet enjeu d’uniformisation : VEOLIA représente 2500 entités à travers le monde et pas moins de 1500 en France.

Le budget des déplacements professionnels de VEOLIA en France (siège du groupe) est un poste de dépenses qui représente 30 à 35 millions d’Euros. L’objectif, avec la mise en place d’une telle solution, est de gérer en ligne 75% de ce budget à fin 2006.

Pour mener à bien le projet Odyssée, la direction de VEOLIA l’a confié en interne à Abdelaziz Bougja, chargé de mission, au profil pluri-disciplinaire : expert-comptable de formation, avec une longue expérience dans le domaine aérien, il occupe une fonction transverse au sein de la Direction des ressources humaines (Corporate). Lui-même explique que sa mission a un caractère horizontal, avec un rôle d’organisation, de consolidation et d’uniformisation à travers l’ensemble du groupe VEOLIA.

Les bonnes pratiques pour mettre en place une telle solution

M. Bougja, responsable du projet Odyssée nous présente sa vision: « le déploiement d’un outil de gestion électronique des déplacements professionnels relève de la Direction des Ressources Humaines. Le transport est un fort vecteur de progrès social. Il y a une évolution rapide de ce marché ; les modalités de choix sont variées et complexes (air, hôtel, ferroviaire, location de voitures de courte durée). Le but est d’essayer de consolider en définissant un périmètre précis et en mettant en place un dispositif rigoureux. L’étape préliminaire qui consiste à faire un inventaire exhaustif de l’existant est fondamental pour asseoir le projet sur des bases solides et aussi pour faciliter, par la suite, la mise en place de l’outil électronique ».

Pourquoi avoir choisi la solution KDS ?

KDS a été choisi sur appel d’offres, au cours duquel VEOLIA a étudié les principales solutions disponibles sur le marché dans un environnement international.
VEOLIA a fait confiance à KDS pour différentes raisons : la capacité de KDS à déployer de manière internationale et globale sa solution KDS Corporate, le fait que KDS soit une entreprise de proximité, tout comme VEOLIA.

Un autre point important pour VEOLIA : la capacité de KDS à être force de proposition et sa solide expérience dans la conduite du changement auprès d’un large panel de clients internationaux de taille comparable.

Enfin, VEOLIA a profité de la mise en place de la solution SBT pour changer d’agence de voyage. La synergie entre CWT, la nouvelle agence de voyages, et KDS a été un critère de choix essentiel.
La clé du succès d’un tel projet est de faire fonctionner ensemble l’agence et l’outil de réservation en ligne. CWT et KDS se connaissent très bien et ils ont une expérience de travail commune de plusieurs années au service d’autres grandes entreprises européennes et mondiales.

Le déploiement de la solution en 3 phases essentielles

• 1ère phase : un premier déploiement sur la France…qui correspond à la consolidation de la dépense et à un saut qualitatif. Selon le credo de M.Bougja « Consolider = Analyser=Affiner ». Ce premier déploiement a permis de réduire les implants français et grâce à la mise en place de la solution SBT, le compte de « management fee » est devenu positif, ce qui était un des objectifs majeurs de VEOLIA.
• 2ème phase : la conduite du changement, élément fondamental d’une implémentation réussie. Comment? par des plans de formation et de communication rigoureux. Ex. : la solution KDS Corporate a été renommée en interne, pour devenir le projet « Odyssée » ; des outils de communication simples ont été déployés : guide utilisateur synthétique et attractif, des « gimmicks » ont été distribués…Des investissements ont été réalisés pour faire du projet Odyssée, une réussite.
• 3ème phase : booster le taux d’adoption de l’outil car le critère de succès n°1 correspond à un taux d’adoption élevé de l’outil.

Un dernier critère de réussite : la constitution d’une équipe projet efficace. Le succès du projet se caractérise notamment par la multiplication des intervenants au lancement du projet.

Comment VEOLIA a procédé ?

En France, VEOLIA a procédé avec prudence. Selon M.Bougja, il y un enjeu culturel ici, très important : alors que dans la culture anglo-saxonne, l’adoption de l’outil passe souvent par « la contrainte »(« mandate » en anglais); pour les latins, il y a des efforts didactiques et pédagogiques plus importants à faire.
Par exemple, les français ont eu besoin d’être rassurés lors du lancement du projet. Il y a eu de nombreux modules de formation mis en place, la démarche s’est faite « pas à pas », il a fallu faire face à la peur de mal faire.
Le secret pour essayer de recevoir l’adhésion de tout le monde : « s’armer de patience et bien paramétrer l’outil dès le départ ».

En complément : un helpdesk a été mis en place chez CWT, en s’assurant que CWT optimise la promotion de l’outil auprès des salariés de VEOLIA.

La vraie réussite du projet : un taux d’adoption de l’outil qui ne cesse d’augmenter
En bref, les éléments à retenir pour mesurer le succès d’un tel projet :

• s’armer de patience : procéder par étapes sans vouloir en brûler.
• surveiller le taux d’adoption et se fixer des objectifs raisonnables.

Le taux d’adoption chez VEOLIA, après un peu plus de deux ans de mise en service, est de 60%. L'objectif à terme est de 75%.

Pourquoi pas 100%?

La progression du taux d’adoption élimine des intermédiaires et au-delà il y a des types de voyages qu’un SBT ne peut pas traiter efficacement, tels que :
les déplacements multi-segments, les voyages VIP, et certains déplacements en groupe.

"Le SBT est l’outil de demain, notamment grâce à la fin annoncée des commissions, la ré-organisation des postes de dépenses voyages est inévitable. Le secret pour maîtriser ce poste de dépenses est de négocier, consolider et piloter "

Abdelaziz Bougja, chargé de mission VEOLIA.

Pourquoi avoir choisi une solution en mode ASP ?

C’est une solution clés en mains (hébergée par KDS). Elle implique d’être
attentif aux problèmes de référentiels (aux données des personnes, ce à quoi elles ont droit). Ceci crée une charge de travail importante au début du projet car il faut charger les données de chaque voyageur, mais le mode ASP s’avère bénéfique à long terme car il n’y a pas de maintenance à assurer, le fournisseur s’en charge pour vous. En effet, une fois les données chargées, le paramétrage va de soi.

La clé de la réussite est dans la performance, à travers un acheminement des données rapide et efficace. « Un réseau préalable de qualité permet de faciliter le succès technologique » indique Raymond Philippon, le DSI de VEOLIA

• Ce type de projet nécessite un chef de projet au profil d’intégrateur/assembleur (télématique/fonctionnel) mais seulement à temps partiel.
• Le mode ASP permet une isolation des frais, cela implique en contrepartie d’accepter que les données soient à l’extérieur de l’entreprise.
• L‘intégration totale dans le portail du groupe s’est très bien faite, ainsi que la synchronisation avec le système de messagerie.
  

En résumé, l’aspect technique informatique ne représente que 10% des difficultés du projet global. Il s’agit principalement d’un enjeu d’assemblage et d’intégration de systèmes (Base de données, Télécoms,…)

Le succès est en marche

Pour paramétrer correctement la solution, il faut avoir une logique de gestion des déplacements professionnels partagée entre le client, l’agence et le fournisseur de l’outil.
Pour VEOLIA, l’implémentation initiale a été réalisée en trois mois.

Après avoir commencé le déploiement de la solution par la France, VEOLIA Environnement et KDS travaillent désormais à l’élargissement du périmètre du projet : le déploiement sur le Royaume-Uni a débuté et d’autres pays, dans lesquels VEOLIA est implanté, devraient suivre.